In Formica  arriva  la ‘App’ per i documenti dei lavoratori 

E’ un nuovo servizio accessibile, che contiene elementi di grande innovazione, quello che dal mese di maggio è entrato in funzione presso gli uffici della cooperativa sociale La Formica. Una piattaforma web con la quale i lavoratori, in assoluta autonomia, possono visualizzare e scaricare tutti i documenti legati al proprio rapporto di lavoro, come la busta paga o la Certificazione Unica.  Grazie a questo servizio la consultazione dei documenti legati alla gestione del personale, permetterà  alla cooperativa di ‘consegnare’ la documentazione riguardante il rapporto di lavoro direttamente al dipendente via web.  Un vantaggio importante anche per i lavoratori che, con una applicazione denominata ‘apesrl’  (scaricabile sia da Android che da Apple), possono accedere, con tutte le policy di sicurezza garantite, nello spazio a loro dedicato e scaricare sul  propio smartphone, la busta paga e tutti i documenti personali legati al propio rapporto di lavoro, come i documenti comuni nella bacheca aziendale, i documenti obbligatori, contratto di lavoro, certificati vari,  ecc..

Niente più documenti cartacei consegnati a mano, oppure che viaggiano in rete, inviati via e-mail, ma un nuovo registro informatico che consentirà di risparmiare risorse, dando maggiore autonomia ai lavoratori. Ne abbiamo parlato con la responsabile dell’Uffico Personale  Eleonora  Renzi

Di cosa ti occupi in cooperativa e come è organizzato l’ufficio in cui sei impiegata? 

Mi occupo della gestione del personale e seguo tutta la procedura legata alle assunzioni.  Organizzo i colloqui di lavoro; seleziono le figure richieste; propongo i nominativi al comitato esecutivo. Poi ne seguo le pratiche per l’assunzione: dalle comunicazioni di legge alla redazione del contratto di lavoro e agli adempimenti formali. Svolgo il lavoro in autonomia nella fase preparatoria, propongo alla direzione i candidati  e ne seguo la gestione amministrativa nel corso della loro presenza in Cooperativa. Mi occupo delle buste paga in collaborazione con lo studio Mancuso che ha un ruolo di supervisione e consulenza in fase di chiusura buste.

Come è avvenuta finora la distribuzione della paga e qual’è la grande novità di questo mese ?  Finora le buste paga venivano consegnate personalmente a mano il 18 di ogni mese. Il dipendente, durante il cambio turno, saliva in ufficio per firmare la busta paga e chiedere eventuali informazioni. A partire  da questo mese di maggio,  le buste paga sono disponibili sul portale web  www.apesrl.com. Gli operatori, collegandosi al sito ed entrando con le proprie credenziale nell’area del profilo personale,  possono scaricare la busta paga e i documenti disponibili in bacheca.  Questi servizi sono usufruibili anche da una applicazione specifica per smartphone che consentirà la consultazione  diretta.  Si tratta  di un piattaforma web molto utile anche ai lavoratori stagionali, che potranno vedere la propria anagrafica creata  fino al giugno dell’anno successivo,  per permettere di visualizzare e l’accesso al Certificato Unico, utile per la dichiarazione dei redditi.

Oltre la paga quali altri servizi per i lavoratori, attuali o previsti per il futuro, è possibile  erogare con questo tipo di informatizzazione,? A seconda delle scelte aziendali potremo caricare informative, circolari, convocazioni assemblee ecc.. Di certo per ora verrà caricato il CU 2018 per i redditi 2017.  Il servizio prevede anche un ‘allert’ sulla propria casella di posta elettronica che avvisa l’arrivo della busta paga,  in modo che i lavoratori sappiano quando è possibile accedere al portare, configurarsi con le proprie credenziali e scaricare il documento.

Si tratta di un passo importante anche per ridurre il digital divide presente in cooperativa, ma come hanno preso questa innovazione i lavoratori ? Avete previsto una fase di rodaggio per abituarli a questa novità e con quale formazione ?

La reazione prevalente è stata di un cambiamento positivo,  i ragazzi hanno capito che questo nuovo sistema ti permette di consultare in tempo reale la busta paga e di avere il documento sempre a disposizione. Chi ha dimestichezza con il telefonino ha già scaricato l’app dedicata,  l’icona  è visualizzabile per tipologia di gestore sul portale. Qualcuno,  non avendo dimestichezza con il computer,  ha chiesto un aiuto a famigliari oppure ai colleghi più giovani, ma qui  in cooperativa il mio ufficio e anche gli altri, sono sempre disponibili per un’assistenza o per spiegare a quelli che hanno poca dimestichezza tutti i passaggi  che consentono il collegamento.

Abbiamo tenuto una giornata formativa in cui sono state fornite le credenziali individuali per l’accesso al portale ed è stato illustrato il nuovo sistema attraverso la proiezione delle videate di riferimento. Nel momento in cui si effettua il primo accesso  bisogna cambiare la pwd, inserendone una che abbia almeno 8 caratteri di cui una lettera maiuscola e 1 numero. Ogni 3 mesi il programma propone di default il cambio della password . La cooperativa ha intenzione poi di mettere a disposizione dei lavoratori un pc aziendale che consentirà l’accesso al sistema e l’eventuale stampa del documento ricercato.